診所開業五大核心要素

選購完大型設備，再來是中小型設備與器械耗材的採購。而其中最花時間的是器械與耗材的評估選購，依類別大致分行政用品、感控與診療，再接續細分小類別與對應的需求品項。我們會依據各品項的使用情境計算需採購的量，例如基本器械組會初估診所門診量、消毒流程與備用量，進而推算出需採購的數量；而診療活動櫃是兩台診療檯共用或分開使用，計算方式也不同。

確定品項及初步採購數量後，會進行商品評估，舉凡價格、品質、通用性、效期、保固或售後服務等等，都在採購評估範圍。

在評估採購品項及數量時，我們會同時規劃之後設備管理與物料管理的模式及流程，讓此次採購的資料設計模式可以順接後續管理，而這些採購都是診所成本，所以更需要有足夠的管理規範及流程，讓診所的經營者（院長）在成本控管上能夠更有效評估管理，了解成本對應診所營收是否符合比例，抑或是需要進行調整優化。

圖：dentall 台灣牙e通診所牙材採購平台

一間診所營運的過程中除了裝備及工具要準備好，還需要完整的流程及規範，讓每項工作任務可以有方向且正確一致的執行。不管是開收診、消毒、帳務管理、技工管理、患者報到、收費、客戶關懷等流程，在團隊合作的工作模式下，從分工到執行都需確立工作任務。而部分行政程序是經營者（院長）在診所管理中需要診所夥伴謹慎執行的，像是健保管控、自費帳務統計、物料管理等等，都與診所營運管理有直接的關聯。

圖：dentallHiS 診所管理系統示意圖，可清楚查看病患療程紀錄以及管理檔案

在診所每天忙碌的例行公事中，如何高效能地完成工作任務，就相當仰賴診所 SOP 的規劃設計。「工欲善其事，必先利其器」，診所多數的 SOP 都與診所管理系統有直接關係，不管是日常約診、技工收送齒模管理、帳務管理、健保管控，甚至到患者關懷，都需要診所管理系統的支援。

圖：dentallHiS 診所管理系統示意圖，一手掌握健保點數概況

回憶每次不指定醫師約診時，都要一本本攤開約診簿查看；而當院長想看每個醫師約診狀況時，牙助們就要趕緊抱著五、六本約診簿快步到醫師休息室，少拿一本還要挨罵，說到這是不是心有戚戚焉？隨著時代演進，預約掛號也跟著改革，從每位醫師厚重一本的約診簿，到現在手機就可以看到自己約診狀況，需要的話列印一張就可以清楚看到整天處置，助理不用再急忙的抄，也不用再為了特殊要求定製約診簿，減少紙張浪費，增加了櫃檯可利用空間，當身在遠端的醫師想看約診情況，也不必再等櫃檯忙完拍約診簿，而且有時拍出來的照片，還可能不小心晃到或是截到重要資訊。

上述情境是否也讓您很有感呢？時代的轉變，除了減少用紙，選擇無紙化雲端病歷系統，還能省下機房空間做更多的空間設備使用，更不必再擔心病歷櫃存放空間不夠等狀況。

除了實用性之外，系統使用者體驗設計也是診所要考量的，系統介面美不美觀？操作上是否直觀及簡易？也是經營者（院長）該想到的事，HIS 系統除了醫師，助理也是系統的主要使用者，系統如能比照前述要點，設計上也符合需求，便能降低教學成本並建立人人都易懂的操作介面，當遇到不同的系統之間轉換時，也能快速上手，因此診所可別輕忽這個隱形成本。

最後，掛號系統如只做單純預約、掛號、key 病歷那是遠遠不夠的，如果系統能協助分擔多樣性事務，如結合 LINE 等通訊軟體、有效創造診所好感評價、第一時間擋下客訴，即時發現客服問題、電子化帳務等，那便能為診所省下許多事務控管的心力與時間。能擁有一套方便多功能的掛號系統就像是遇到一位專業好助理，因此一定要慎選。

圖：病患評價管理示意圖，調查病患療程滿意度，提升 Google 正面評論數量

在診所籌備的後期，會開始招募診所的助理夥伴，在進行招募前，我們需要把人事制度建立起來，需要設計與決定的項目很多，從門診時間、上班時間、工時計算與排班方式，再到工作內容以及考核制度等，而要怎麼篩選履歷？面試該如何評估？這也是在選人時常遇到的問題。

人事制度建立是診所運營的重要基礎，台灣牙e通醫管顧問設計了一套流程，依診所的樣態及需求，客製化制度項目，並對應診所的理念導向，設計出專屬於診所的人事管理制度，不同角色的工作夥伴在診所的主要工作任務對應到薪資架構，再延伸到考核制度與獎金設計。為降低診所人員頻繁流動，也節省無謂的人事成本，要如何讓加入的夥伴有專業的培訓流程，以及完善的升遷制度，教育訓練的安排與規劃也是很重要的。

人事制度規章裡，很大一部分都與勞基法法規有直接相關，上班時間對應固定工時或變形工時的規則計算，變形工時又分雙週、四週、八週等不同規則；基本工時及加班時數的計算，要怎麼符合診所的門診時間設定？助理的班別是固定班還是輪班？招募人數如何計算才符合診所需求？經常性薪資與獎金的差異又是什麼？正職與兼職的規範與條件怎麼分別？勞動契約要如何設計才能有效保障雙方？以上這幾個要素，相信對於剛開業的醫師來說，都需要花上不少時間成本研究。但若是這一切，有專業醫管顧問團隊協助，醫師就可以將省下來的時間，投注在提升醫療專業，促進醫病關係以及診所運營。

圖：台灣牙e通醫管服務顧問，正在為診所助理做教育訓練

當籌備到尾聲時，就會進行診所設立的申請，從公會辦理開業申請、衛生局申請開業執照、統編申請、銀行開戶、健保簽約、勞健保投保單位成立等申請程序，這些步驟完成才達到診所正式營業的門檻。而衛生局實地查核標準是什麼？該怎麼準備環境？申請又會需要準備哪些文件？測驗又要記什麼規範？試營運期間健保該如何申報？這些規範會因應縣市地區而有不同標準與規範，都需要事先聯繫確認，以避免往返補件或修正而耽誤申請的時程。

到這裡，診所籌備大致上也完成了，不過因應時代的轉變、民眾的就醫習慣隨之改變，診所行銷也就越漸重要。至於如何與我們的品牌結合並透過精準的行銷策略，縮短口碑行銷的建立時間，更快速的讓診所被看見，就是另一個議題了，我們將在下一篇分享關於診所行銷。