如何透過客製化助理考核制度？提升牙科診所的運營效率與團隊穩定性
2024.11｜診所管理
2024.11｜診所管理
【 前言 】
每間牙科診所在文化、規模和經營理念上都各不相同，這也使得助理的考核制度無法千篇一律。透過專業的診所管理顧問團隊，您可以量身訂制一套符合診所需求的助理考核方案，準確評估助理表現，同時提升團隊合作和診所的運營效率。本篇文章將帶您深入了解如何藉由專業訂制的助理考核，幫助您全面掌握助理的工作動態，優化診所管理策略。
在診所中，助理扮演著不可或缺的角色，不僅要輔助醫生跟診，還需要與患者溝通，建立良好的醫病關係，但你知道嗎？醫病關係不僅僅依賴於溝通，牙醫助理的工作態度、團隊合作能力等對於醫病關係都會產生深遠影響。
透過評估助理的日常表現，管理者可以進一步地給予適當的鼓勵與協助，藉由公平且完善的考核制度，我們也能夠精準的掌握助理工作狀況以外，還能有效規劃診所的運營。
每間診所的經營理念與成長目標都不大相同，我們會透過事前討論的方式制定出合適的考核，再去細分考核項目。
以下是基本的考核分類：
1. 週考核
週考核主要著重於短期的工作表現和達成狀況。特別適用於新進助理的快速適應與評估，幫助診所初步掌握助理的適應情況與基礎工作能力。
2. 月考核
月考核設有明確的標準與指標，用來確認助理的學習進度、工作態度等。透過表格呈現方式確認助理是否達成目標，並判斷是否有需要加強或改善。另外，月考核也可以細分為月中與月底考核，具體標準會根據不同考核內容進行調整。
3. 季度考核
季度考核除了量表化評估助理的基本表現外，還會著重於團隊合作和牙科專業技能、知識等的提升，建議透過一對一的溝通進行適當的指導，促進助理成長。此類考核有助於診所深入了解助理在團隊中的角色及發展潛力。
4. 年中考核
年中考核是對助理前半年的總結，著重檢視助理是否在這段時間內達到診所的核心與經營理念目標，並對其個人和團隊合作進行評估。這類考核有助於診所調整下半年的運營策略，並根據考核結果決定是否進行獎金發放或是提供其他支援等。
5. 年度考核
年度考核著重對助理整年表現的總結，將個人工作績效、專業能力、團隊合作等多個方面進行綜合評估。年度考核通常為助理的晉升、了解明年度的營運規劃，以及人力的篩選作為未來一年人力招募的依據。
6. 年終考核
有些診所會直接採用年終考核作為年終獎金或福利的發放依據，通常在今年尾、明年初進行，具體標準則會根據年度整體表現來決定。
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在助理考核中，為了確保公平性與透明度，會將項目細分出來，透過表格的呈現可以讓每位助理更清楚了解自己的評估標準，並為他們提供具體的改進方向。以下是考核項目的範例表格：
考核項目
評估指標
工作態度
助理在工作中展現的態度，遇到問題時是否會主動解決？還是選擇逃避？
工作知識
助理對於診所日常工作流程的理解與應對，像是櫃檯流程、跟診療程、衛教知識的熟悉度。
工作紀律
助理的出勤率、請假情況等，是否遵守診所的內部規範。
團隊合作
助理是否積極與團隊成員合作，並順利完成分配的目標。
軟實力
軟實力涵蓋很多種最常見的為適應力、溝通力、解決問題的能力等。
評分範圍
採用
1.分數
2.等級
3.百分比評估
4.非量化數字評價
5.其他
在設計新進助理的訓練考核時，我們可以根據診所的培訓目標進行調整，確保助理能快速適應診所，並掌握工作所需技能。考核內容應從基礎開始，逐步加深：第一診或是第一天讓助理了解診所的環境、認識醫師和同事，依序進入更複雜的專業內容，如到消毒室的設備操作、流程和感染控制、針扎等，接著再讓他們熟悉帶患者進診間的流程。
透過這樣循序漸進的設計，新進助理能夠更快上手並提高工作效率。考核內容與順序根據我們與醫師的討論進行調整，以確保符合診所的實際需求。偶爾會有醫師詢問，如果沒有顧問的協助，該如何設計新人訓練呢？其實，我們可以透過牙e通所出版的工具書，讓新人更順利地完成培訓，使用工具書來規劃學習內容是有效快速的方法。
助理可以依照書籍中的章節和標題進行學習，不僅有助於掌握學習進度，也便於診所學姊或是院長檢視助理的上手速度及表現。如果診所在設計新人考核時不確定如何入手，可以工具書中的章節標題作為設計考核的大項目，我們的書籍涵蓋了從基礎知識到實際到診所操作的學習，能夠幫助診所更有效地進行新人訓練。
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透過完善的考核制度，不僅能有效評估助理的工作表現，還能幫助他們發掘自身潛力，並將個人目標與診所資源整合。比如，若助理對成為諮詢師感興趣，而診所未來的發展目標也包括培養諮詢師人才，我們就可以為其提供專業培訓。這不僅能夠提升助理的成就感外，還能促進團隊穩定，進一步提升診所的整體運營效率。
其實，考核並非單純的評分過程，它是一個促進助理專業成長與提升診所競爭力的機制。同時，考核也可以作為發放獎金的依據，從而激勵助理提升工作表現，並促進診所效率和團隊合作，透過這樣的方式，讓診所的運營管理更具說服力。
建立診所獎金制度：提升助理動力與診所競爭力
每間牙醫診所的規模、文化和經營理念都不盡相同，因此考核制度應根據診所的具體需求量身訂制。診所管理顧問團隊會與您討論制定一份專業的助理考核項目表，透過具體標準的，幫助您準確掌握助理的表現。
牙科經歷 8 年，擅長於診所管理、接待和溝通技巧等助理訓練，現任台灣牙 e 通 醫務管理部顧問。
